Go to Top

System mass-mailingowy a spam

Przedmiotem tego wpisu jest próba charakterystyki narzędzi do wysyłania e-mailingów w sposób masowy w kontekście polityki antyspamowej oraz ocena trafności wyboru metody w zależności od potrzeb i oczekiwań przedsiębiorstwa. Skupiamy się przede wszystkim na zagrożeniach związanych z generowaniem spamu, ponieważ determinują one nie tylko ryzyko niedostarczenia wiadomości do klienta, ale i niepożądany wpływ na reputację adresu IP oraz domeny.

Serwer współdzielony i skrypt do wysyłki e-mailingów

Korzystanie ze skryptów do wysyłki e-maili (często są wbudowane w fora dyskusyjne i blogi) lub realizowanie wysyłek za pomocą konta pocztowego i oprogramowania typu Outlook nie jest zabronione, ale w praktyce okazuje się być nie tylko niewygodne, ale i szczególnie narażone na różne ograniczenia antyspamowe.

Po pierwsze, usługodawcy hostingowi nie patrzą przychylnym okiem na klientów, którzy wykorzystują swoje współdzielone konta do prowadzenia działań mass-mailingowych. Powód jest prosty – taka praktyka naraża dostawcę usługi na znalezienie się na spam-liście, co ma wpływ na inne konta WWW, korzystające z tego samego adresu IP. Jeśli Twoje e-maile biznesowe, niebędące mass-mailingiem, nagle przestaną docierać do klientów lub kontrahentów, pewne jest, że IP usługi, w wyniku działań niezgodnych z praktykami e-mail marketingu, znalazło się na czarnej liście.

Po drugie, dostawcy kont pocztowych i hostingowych limitują ilości e-maili, które mogą być wysłane z danego konta w ciągu 24 godzin. Przykładowo, Google pozwala na wysłanie tylko 100 wiadomości w ciągu 24 godzin, jeśli korzystamy z protokołu SMTP lub 500 wiadomości, jeśli wysyłka następuje z interfejsu poczty na stronie WWW. 100 lub 500 wysłanych wiadomości należy rozumieć jako jedną wiadomość wysłaną do 100 lub 500 odbiorców. Z kolei serwis Nazwa.pl, w zależności od wykupionego pakietu, pozwala na wysyłkę jednego e-maila do 300, 500 lub 1000 odbiorców.

Dla kogo:

  • firmy, które nie są zaznajomione zasadami e-mail marketingu i nie interesują się nimi;
  • firmy, które nie są zainteresowane budowaniem zoptymalizowanych programów e-mailowych czy zaawansowanych raportów; również niechcące przeznaczać dużych nakładów czasowych na działania komunikacyjne;
  • nadawcy posiadający małe bazy subskrybentów (około 100 kontaktów), często przedsiębiorcy prowadzący biznesy nastawione na relacje interpersonalne.

Webowe systemy mass-mailingowe

Korzystanie z dedykowanych serwisów do wysyłania e-mailingów masowych, w których opłaca się abonament ryczałtowy lub dostępowy, wydaje się być bezpieczne w większości przypadków. Starają się one prowadzić restrykcyjną politykę antyspamową, korzystając ze standardów technologicznych, dostarczając użytkownikom narzędzia do badania kodu wiadomości, współpracując z lokalnymi regulatorami prawa (np. GIODO) czy też zrzeszając się w koalicje – również antyspamowe w kraju i za granicą – wypracowując ogólne zasady i praktyki prowadzenia biznesu w internecie (np. IAB Polska).

Największą zaletą takich dostawców – oprócz oczywiście gotowych do użycia, skonfigurowanych platform mass-mailingowych – jest wsparcie klienckie i merytoryczne (np. bogate zasoby bazy wiedzy) oraz szybkie reagowanie na zgłaszane problemy: czy to natury technicznej, czy też związane z nadużyciami.

Niestety zdarza się, że dobre chęci nie zawsze idą w parze praktyką, a głównym czynnikiem zagrażającym dobrej opinii takich serwisów są zawsze użytkownicy, niestosujący się do narzuconych zasad oraz masowość działań przy ograniczonych możliwościach weryfikacyjnych.

Jeśli zauważysz, że na Twoje e-maile reaguje coraz mniej odbiorców, sprawdź, czy przypisane Ci w ramach usługi IP nie znalazlo się na czarnej liście. Jeśli tak, skontaktuj się z firmą, która dostarcza Ci platformę do wysyłki e-mailingów oraz zażądaj podjęcia odpowiednich kroków, by podobna sytuacja nie powtórzyła się. Pamiętaj, że usunięcie IP z czarnej listy nie usuwa jednocześnie historii tego IP i faktu obecności na czarnych listach.

Dla kogo:

  • firmy, którym zależy na przestrzeganiu zasad netykiety antyspamowej oraz obowiązującego prawa w zakresie ochrony danych osobowych;
  • firmy, które decydują się pół-profesjonalne działania e-mail marketingowe, często połaczone z dodatkowymi działaniami online oraz komunikacją multikanałową;
  • firmy, które nie są zainteresowane integrowaniem swoich systemów informatycznych z narzędziami zewnętrznymi (takie integracje są w przypadków polskich dostawców praktycznie niemożliwe lub – w przypadku dostawców zagranicznych – bardzo kosztowne);
  • nadawcy posiadający średnie i duże bazy subskrybentów (od 100 do 10000 adresów). Wprawdzie serwisy te uwzględniają w swoich cennikach duże bazy, dochodzące do 250 tys. odbiorców lub pozwalające w skali miesięcznej na wysyłkę nawet 3 milionów e-maili, jednak korzystanie z ich usług przy takich wolumenach nie jest rekomendowane z trzech powodów:
    • przy tak dużych bazach lub częstych wysyłkach trudno jest utrzymywać wysoką reputację adresu IP lub domeny, jeśli wpływ na nią mają również inni użytkownicy;
    • średnio dwuletnia opłata abonamentowa przekracza koszty budowy własnego systemu;
    • brak możliwości wpływania na architekturę aplikacji; jest ona rozwijana niezależnie od Twoich potrzeb.

Własny system do mass-mailingu

O biznesowych zaletach posiadania własnego systemu do mass-mailingu pisaliśmy tutaj. Z punktu widzenia polityki antyspamowej musisz zadbać o następujące rzeczy:
  • serwer pocztowy jest skonfigurowany przez specjalistów z branży IT – takie osoby dbają również o konfigurację komercyjnych narzędzi do wysyłki e-mailingów;
  • utrzymujesz dobre relacje z dostawcami najpopularniejszych kont pocztowych, dzięki czemu potrafisz szybko reagować na blokady swoich adresów IP lub domeny – podobnie jak dostawcy platform z poprzedniego punktu dbają o te relacje
  • działania e-mail marketingowe prowadzone są przez doświadczoną osobę, która nie tylko wie jak unikać spamu poprzez odpowiednie budowanie kreacji, ale zna podstawowe zagadnienia techniczne z zakresu poczty elektronicznej, zabezpieczeń oraz przepisy polskiego prawa o ochronie danych osobowych.
Własny system do wysyłania e-mailingów to również własne adresy IP, na których reputację pracuje się samodzielnie. Oznacza to, że działania w ramach praktyk antyspamowych, które w przypadku komercyjnych narzędzi przeprowadzane są przez samą aplikację lub jej architekturę (np. nie pozwala na używanie określonych sformułowań w treści wiadomości czy uniemożliwia uruchomienie wysyłki bez akceptacji moderatora), w tym przypadku muszą być przeprowadzane przez Ciebie, Twoich pracowników lub moduły programu, które należy zaprojektować na etapie definiowania wymagań systemowych narzędzia.

Spośród opisanych metod wysyłania e-mailingów, ta wymaga największego zaangażowania ze strony administratorów i największej wiedzy merytorycznej w prowadzeniu polityki antyspamowej. Zakładając, że własny system budują tylko te przedsiębiorstwa, które wysyłają tygodniowo setki tysięcy e-maili, to one są najbardziej narażone na negatywne skutki nieumiejętnego prowadzenia kampanii e-mailowych i niestosowanie się do antyspamowych zasad e-mail marketingu.

W każdym z opisanych przypadków takie zachowania mają negatywny wpływ na reputację adresów IP oraz domeny i choć obydwie reputacje są niezależne od siebie, to określony typ reakcji na e-maile – w tym przypadku brak reakcji, ze względu na umieszczenie wiadomości w folderze ze spamem – oceniany jest przez dostawców poczty na poziomie adresu IP oraz domeny. A domena to Twoja marka, Twój brand, Twoja wizytówka w sieci.
, , , , ,